Função da Gestão de Estoques

Como mencionado na primeira matéria sobre “Gestão da área de Estoques”, é uma área de fundamental importância nos diversos segmentos das organizações, a área da Manutenção e Produção que o digam. Nessa matéria vamos falar sobre a função da Gestão na formação e gerenciamento dos estoques.

Funções da Gestão:

Determinar quais itens serão mantidos em estoque;

Essa função é primordial pois vão determinar seu volume na quantidade de itens de estoque, itens essencialmente indispensáveis para o bom andamento das atividades em geral da empresa.

Determinar as quantidades desses itens (mínimo, máximo e ponto de reposição);

Nesta função é muito importante definir os valores das quantidades físicas de cada item sempre se valendo de algumas premissas como: rotatividade, custo, grau de dificuldade de aquisição, volume de estocagem entre outros.

Acionar o processo de reabastecimento (compras);

Nesta função não se pode falhar entre a emissão do pedido e aprovação para que o setor de compras agilize e efetue a aquisição do item no tempo adequado conforme o ponto de reposição e estoque mínimo. Essa fase pode ser bem diferenciada conforme o processo de cada empresa.

Fazer o recebimento, conferência, estocagem e atendimento aos usuários do sistema;

Nesta função o Gestor deve se preocupar em ter as pessoas certas e nos lugares certos e bem treinadas para cada atividade, o trabalho executado corretamente em cada atividade pode garantir um ótimo fluxo de entradas e saídas do estoque.

Fazer constantemente uma acuracidade dos saldos;

Nesta função a acuracidade começa com a perfeição do passo 4 descrito acima e continua no dia a dia com o pessoal que faz o atendimento das saídas, é importante fazer uma verificação rápida cada vez que se desloca para retirar um determinado item, saber o quanto teria que ter em estoque e principalmente, ser preciso no apontamento.

Verificar as baixas ou nenhuma rotatividade de itens que possam ser excluídos;

Nesta função podemos nos valer de relatórios periódicos comparando as entradas e saídas de cada item e observando possíveis desvios de comportamento de algum item em específico como por exemplo: entrou o item “A” em estoque máximo a mais de 30 dias e ainda não tem nenhuma saída e o item “B” a cada 15 dias é preciso acionar uma solicitação de reposição do item. Nos dois casos é necessário uma avaliação pois com certeza tem algo errado e que precisa ser corrigido.

Realizar inventário periódico do estoque (periodicidade pré-determinada conforme cada empresa)

Nesta função sob o comando normalmente executado por pessoal de outra área e com auxílio do pessoal da área do Estoque é que se pode verificar se a área está bem administrada. Nesse trabalho é feito normalmente com a escolha de determinados itens e outra com itens aleatórios sendo determinado antecipadamente o número de itens a serem verificados em sua totalidade. O resultado apurado determina as divergências encontradas e o acerto das mesmas. A periodicidade desse trabalho pode variar para cada empresa conforme o tamanho do seu estoque, porém anualmente é certo que isso precisa acontecer devido ao fechamento do ano contábil.

Nas próximas publicações descreveremos com detalhes as implicações da Gestão dos estoques. Deixe seu comentário, sua opinião é muito importante.