Documentação da Manutenção

Dando sequência às fases de Controle do PPCM, nessa matéria vamos falar sobre a importância em se formar uma documentação da área da Manutenção, necessárias para uma eficiente gestão e também para atender às auditorias internas e externas, muito comuns nas empresas que querem manter as boas práticas de governança.

Vale ressaltar que essa documentação está dividida em arquivos físicos e arquivos eletrônicos como veremos alguns exemplos nesta matéria.

Documentação da Manutenção, quais seriam?

Por experiência própria como Gestor de Manutenção e tendo passado junto à área do PPCM por várias auditorias tanto internas como externas, segue abaixo alguns itens que sempre fomos auditados:

Planos de manutenção;

São todos os cronogramas, registros e relatórios das manutenções preventivas ou planejadas, aqui é necessário ter arquivos físicos organizados por áreas, máquinas e equipamentos para que o pessoal da manutenção possa ter acesso fácil para consulta sobre manutenções anteriores.

Também é necessário ter em arquivos digitais para possuir uma rastreabilidade, isso normalmente fica em softwares de manutenção ou na falta dele, arquivos em pastas públicas de rede, sempre garantidas por backups.

Instrução de trabalho;

Esse documento pode ter outros nomes como “POP” (procedimento operacional padrão), são passos detalhados de como executar certas atividades padrão da manutenção com foco nas formas e meios de execução, segurança, ferramentas, etc.

Solicitações de manutenção;

Aqui são tratados sobre os registros físicos dos pedidos de manutenção seja ela de qualquer tipo, porém o foco são as ordens de serviço de corretiva, devidamente preenchidas e arquivadas por certo período conforme convencionado com a gestão.

Como normalmente esse documento é registrado em software ou numa pasta pública de rede, aconselha-se guardar fisicamente por pelo menos três meses.

Inspeções periódicas fundamentais;

SPDA: (Sistema de Proteção contra Descargas Elétricas), popularmente chamado de para-raios exigido em todas as edificações industriais.

Termografia: são aquelas inspeções principalmente em sistemas elétricos para detecção de possíveis variações de aquecimento acima do normal que pode ser provocado por um mau contato, oxidação, desgaste ou mesmo sobrecarga de um circuito.

Vasos de pressão: São feitas essas inspeções de Segurança inicial e deve ser feita em vasos novos, antes de sua entrada em funcionamento, no local definitivo de instalação, devendo possuir exame externo, interno e teste hidrostático, depois periodicamente conforme a categoria do vaso de pressão.

Todas essas inspeções citadas acima, geram um documento / laudo com possíveis falhas e ações para corrigi-las. Esses são documentos (físicos) normalmente exigidos nas auditorias e que devem estar em local de fácil acesso e identificados na área da Manutenção, também podem ser salvos em arquivos eletrônicos.

Itens de controle (KPIs)

São aqueles indicadores de desempenho da Manutenção em forma de gráficos com dados mensais, são documentos que demonstram que a gestão está comprometida com os resultados. Nesses indicadores devem conter os planos de ação para tratativa dos desvios com as análises das causas raiz. Esses documentos são mostrados de forma física e em arquivos eletrônicos de onde são gerados por meio dos dados de coleta da Manutenção.

Procedimentos

É um método ou um processo, maneira através da qual alguma coisa é feita e na Manutenção tem vários procedimentos necessários a serem implantados conforme um fluxo de atividades comuns a todos os manutentores, isso garante que todos farão da mesma forma. E procedimentos todos devem conhecer pois qualquer um pode ser auditado para saber se o mesmo conhece e sabe como faz, por exemplo:

Fluxo da ordem de serviço de corretiva desde a sua emissão até a sua conclusão e onde deve ficar, todos devem ter o mesmo entendimento.

Conclusão

Como podemos ver nessa matéria a documentação tanto físicas ou em arquivos eletrônicos da Manutenção é muito importante pois trata de todo o método de gestão da área e sua eficácia, além de atender a boa governança, às exigências legais e das auditorias.

Na próxima publicação descreveremos mais uma das fases do controle do PPCM referente à criticidade de máquinas e equipamentos (classificação ABC). Deixe seu comentário, sua opinião é muito importante.