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Makigami

Makigami é um método de melhoria de processo sistêmico originado na Fujico Japan em 1996, idealizado por Okamura-san. O termo japonês Makigami se traduz literalmente como “Papel de enrolar”.

Makigami compartilha algumas semelhanças com a análise de fluxo de valor LEAN, mas é ideal para uso no setor de serviços e ambientes de escritório.

Ele identifica subatividades até então invisíveis que podem descer muitos níveis. Isso revela áreas para melhoria ou eliminação e permite que as empresas projetem os melhores processos.

Como um mapa de processo, Makigami se concentra em visualizar aspectos da organização que não são físicos ou diretamente visíveis. O Makigami Process Map também pode ser usado para melhorar o processo investigado, projetando um mapa de estado futuro após eliminar as perdas identificadas.

No domínio da filosofia lean thinking é uma ferramenta de visual usada para mapear e descrever processos administrativos (BackOffice). É uma alternativa ao tradicional VSM (value stream mapping), muito popular em processos industriais (tangíveis e de fácil caracterização). Esta ferramenta de mapeamento está organizada em cinco áreas:

1. Atividades executadas no âmbito do processo sob estudo;
2. Documentos e instruções usados na comunicação/processo;
3. Fluxo de informação;
4. Análise de tempos;
5. Problemas e oportunidades identificados.

Esse tipo de análise é uma abordagem estruturada para detectar todas as perdas que estão ocorrendo no fluxo de uma atividade. Seja um processo de fabricação desde o estágio de compra da matéria-prima até o estágio de expedição do produto acabado.

Ou mesmo um processamento de pagamentos desde o recebimento da fatura até o envio desse pagamento ou muitos outros casos. Ele captura todas as subatividades de um processo em profundidade. E a análise é feita para identificar as atividades ou perdas que não agregam valor e as medidas tomadas para solucioná-las.

Já a ferramenta VSM não consegue mapear fluxos não-visíveis e nem a criação de valor em processos de serviços. A identificação dos desperdícios nos serviços é bem mais complexa do que nos processos industriais dadas as caraterísticas únicas dos serviços. Os serviços escondem mais os desperdícios (MUDA) que nos processos industriais/tangíveis.

De acordo com Deming, apenas 6% das situações onde algo corre mal a causa-raiz está associada às pessoas. Nos restantes 94%, a causas-raiz está associada ao sistema/processo onde as pessoas estão inseridas.

Por outras palavras, antes de apontar o dedo às pessoas, observe o processo. Processos mal desenhados/concebidos criam condições para a ocorrência de erros em vez de os prever.

O objetivo principal da Análise Makigami

Ao fazer uma análise Makigami temos como objetivo o entendimento do processo existente identificando o maior número possível de sub processos. Buscar escopo de melhoria em cada um dos sub processos e identificar e agir sobre perdas para desenvolver um processo altamente eficiente.

Preparando a análise Makigami

Uma boa preparação para realizar uma análise Makigami trará melhores resultados e de forma mais rápida. O ideal é compor uma equipe o mais diversificada possível, com visão geral de todas as áreas.

Podemos chamar essa introdução como passo inicial da análise. A seguir temos mais sete passos para uma boa implementação da análise Makigami:

Passo1: Fazendo uma análise do estado atual do processo

Identificar os limites do processo e suas interfaces, definir indicadores de desempenho do processo e configurar um sistema de coleta de dados.

Passo 2: Descreva o processo

Descreva o processo em detalhes e identificando em cada uma das atividades os possíveis desperdícios.

Passo 3: Restaurar as condições básicas

Entendido o estado atual e identificado os desperdícios de cada atividade, restaurar as condições básicas que realmente agreguem valor ao processo.

Passo 4: Definir prazo de implementação

Elaborar o prazo de implementação das contramedidas para a restauração das condições ideias do processo. Implementar as ações de melhoria e acompanhar possíveis anomalias. Formalizar o novo padrão e fornecer o treinamento necessário.

Passo 5: Identificar outras oportunidades para melhoria do processo

Aplicar a técnica ECRS e formalizar as ideias de possíveis melhorias.

A técnica ECRS é uma abordagem única para a otimização da atividade do processo que significa: Eliminar – Combinar – Reorganizar – Simplificar.

Passo 6: Entenda as anomalias do novo processo e elimine-as

Como em todo novo processo, é importante verificar em seu acompanhamento de surgem anomalias, analisar e propor as contramedidas.

Etapa 7: Atualização e treinamento padrão

Atualizar o novo padrão de trabalho e fornecer o treinamento necessário para todos os envolvidos.

Conclusão

Por mais simples que possa parecer, fica claro que em todos os tipos de processos vamos encontrar algum tipo de desperdício. As vezes focamos todos os nossos esforços em processos físicos e não percebemos que nos processos administrativos podemos ter gargalos.

A possibilidade de eliminar desperdícios administrativos é reverter o tempo que se tornou disponível, e que pode ser reinvestido em atividades mais nobres. Investir em atividades de melhorias para melhorar cada vez mais os processos de trabalho.

A aplicação da análise Makigami devido a sua característica simplista pode enfrentar paradigmas de profissionais que tenderão a subestimar o método.

O que realmente devemos ter em mente é que muitas vezes na simplicidade das coisas é que podemos encontrar grandes possibilidades de melhorias.

Fonte:

https://www.cltservices.net/artigos-e-noticias/makigami-o-mapeamento-de-servicos

https://gluu.biz/process-management-glossary/makigami-definition/

https://www.makigami.info/

https://4improvement.one/knowledge/tools-techniques/25-problem-analysis-tool/36-makigami