EstoqueGestão e Segurança

Gestão do fluxo do estoque de Manutenção 

Gestão do Estoque – Dando sequência no tema “Função da gestão de estoques”, na matéria anterior falamos sobre o reabastecimento, a importância de manter os estoques em níveis adequados quanto as quantidades dos itens cadastrados. Nesta matéria vamos mencionar a importância do fluxo de recebimento, conferência e estocagem.

Isso mesmo podendo ser o caso de empresas onde a Manutenção não é responsável diretamente por essa etapa do processo. Mas não deixa de ter a sua importância e se mal executada, interferir diretamente nas atividades da Manutenção.

Seguindo as etapas do ciclo de gestão dos estoques, nesta etapa onde a compra já foi finalizada e o material está na fase de entrega ao cliente, temos algumas premissas de trabalho na gestão do estoque para garantir que o processo seja finalizado adequadamente, são as etapas:

do Recebimento

Quando do recebimento do material, o procedimento do almoxarifado é fazer a inspeção documental, ou seja, faz-se a verificação da nota fiscal. Verifica-se a descrição dos itens que compõe a mesma quanto as quantidades, se confere com os itens físicos que estão sendo entregues.

Essa primeira verificação é para se certificar que está sendo entregue o que realmente consta na nota fiscal e se confere as quantidades solicitadas.

As vezes pode acontecer de o pedido constar uma determinada quantidade e está sendo entregue uma quantidade maior ou menor do solicitado. Isso é um problema que deve ser eliminado nessa etapa do recebimento.

Vale lembrar que a conferência inicial da nota fiscal fica sob a responsabilidade da área fiscal, isso acontece antes de se liberar a entrega ao almoxarifado.

da Conferência

Uma vez liberado sem problemas a etapa do recebimento, a próxima etapa e não menos importante trata-se da conferência dos itens adquiridos. Esse trabalho precisa ser executado com profissional que tenha um conhecimento técnico suficiente para entender que se trata realmente do item solicitado.

Em muitos casos onde o item é bem específico e complexo tecnicamente e a conferência não está sob a responsabilidade da Manutenção, é necessário que isso seja feito pelo pessoal técnico da Manutenção. Com certeza isso evita sérios problemas futuros na hora de uma necessidade extrema.

da Estocagem

O Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, após concluídas as etapas de recebimento e conferência dos itens. Parece ter pouca importância, mas é preciso atenção na colocação desses itens, muitos deles podem ser delicados e requerem um manuseio adequado.

Ao mesmo tempo que os itens são estocados em seus devidos lugares, faz-se necessário a fase para proceder os registros físicos e contábeis da movimentação de entrada desses materiais.

Como podemos observar, essas três etapas do processo de gestão do estoque são fundamentais para se evitar problemas que podem gerar muita dor de cabeça.

Isso pode acontecer numa hora de precisão ou de situações onde os estoques podem conter divergências que via de regra não podem acontecer.

Vejamos algumas situações que podem acontecer se falhas nessas etapas acontecerem:

1. Quantidade do item errada (mais ou menos) conforme o solicitado;
2. Valor financeiro do item não bate com o valor fechado na compra;
3. Item entregue não é exatamente o que foi comprado (item de um fabricante e entregam de outro);
4. Item entregue com características diferentes da descrição do pedido (muito comum de acontecer com componentes elétricos);
5. Dos pedidos entregues vem faltando algum item (consta na nota fiscal, mas não é entregue fisicamente).

Conclusão

Todas as etapas citadas, independente de quem é a responsabilidade da gestão, devem ser tratadas com muita precisão para que problemas de inconsistência nos estoques não se tornem problemas mais graves. Imaginem você precisar de uma peça para recolocar uma máquina em produção e ao chegar no almoxarifado se dar conta que a peça está errada ou que não tem e no sistema diz que tem.

Com certeza são coisas que não devem de maneira alguma acontecer.

E você meu caro leitor, tem algo a acrescentar ou tem outra abordagem sobre o tema? Deixe seu comentário e contribua para enriquecer o tema com seu compartilhamento de suas ideias e visão.