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Gestão de contratos

Gestão de contratos é basicamente um conjunto de termos, procedimentos, algumas técnicas e diversos controles. Todo esse conjunto de ações parte desde a ideia inicial até a aprovação desse contrato, vigência e encerramento ou sua renovação.

Esse contrato pode ser relacionado a uma obra, projeto, ou qualquer tipo de prestação de serviço onde haja obrigações e direitos de ambas as partes. Também podemos nos referir como gestão de contratos os firmados com clientes, fornecedores, parceiros ou funcionários.

A gestão de contratos pode ser resumida como um processo de gerenciamento sistemático e eficiente desde a sua criação e execução.

E a partir daí estar sempre analisando esses contratos com o objetivo de maximizar o desempenho financeiro e operacional e minimizar seus riscos.

Os fundamentos da Gestão de contratos

É notório que as organizações em geral trabalham arduamente para reduzir custos e melhorar o desempenho da empresa. A elaboração de contratos de fornecimento tem provado ser um instrumento de negócios que ajuda nessa redução de custos.

Por outro lado, também demanda um tempo considerado para seu devido controle. Isso faz com que hoje em dia a gestão de contratos se torne uma necessidade.

Isso porque quando duas empresas desejam fazer negócios entre si, um contrato especifica suas obrigações e responsabilidades. Portanto os termos pelos quais cada uma cumprirá suas partes do acordo, necessidade de uma gestão.

O gerenciamento de contratos eficaz cria um relacionamento comercial que pode gerar ganhos expressivos a longo prazo.

Alterações dos contratos

Quando se tem uma efetiva gestão dos contratos, é possível identificar problemas durante a sua vigência. Por isso é necessário ter um certo nível de flexibilidade para ambas as partes.

Com isso promover adequações nos termos do contrato para refletir quaisquer mudanças nas circunstâncias. Problemas podem surgir no decorrer de um contrato, portanto a gestão desse contrato deve promover os ajustes nos termos do mesmo quando necessário.

Contrato bem sucedido

Quando uma estratégia de gerenciamento de contratos é implementada com sucesso, as organizações podem esperar resultados como:

• Benefícios de negócios e retornos financeiros esperados estão sendo realizados;
• O fornecedor é cooperativo e responsivo às necessidades da organização;
• A organização não encontra disputas contratuais ou surpresas;
• Evidencias reais de uma sinergia entre as partes;
• A entrega dos serviços contempla os requisitos do contrato.

Gestão de contratos na Manutenção

Um dos setores que sabe muito bem a real necessidade de se fazer gestão de contratos é a Manutenção. Em geral sempre temos alguns contratos de fornecimento para suprir as demandas da Manutenção. E esses contratos podem ser divididos de uma maneira simples, de duas maneiras:

Contrato pontual

É aquele que se realiza para uma determinada necessidade, não prorrogável. Exemplo: troca de painéis elétricos de um determinado setor da empresa para atendimento a NR-10.

Serviço concluído e pronto, contrato de fornecimento encerrado. Outro exemplo seria a contratação de mão de obra terceirizada para um determinado período devido a alta demanda de serviços.

São situações comuns que acontecem na Manutenção e que demanda, com certeza, do acompanhamento durante o período do trabalho contratado.

Contrato contínuo

É aquele que se realiza para uma determinada necessidade contínua por determinação da alta gestão da empresa. São aqueles contratos anuais e prorrogáveis com a prestação de serviços contínuos e por empresas terceirizadas.

Exemplo: contratação de empresa especializada para manutenção nos compressores de ar, ar condicionado e manutenção predial.

Como gerenciar esses contratos?

A Manutenção por meio de sua gestão deve controlar essas equipes terceiras, quer seja uma necessidade pontual ou contínua. Verificar se as atividades estão dentro do escopo de fornecimento desse contrato.

E no caso de equipes contínuas, além disso, ter seus controles tais como custos, atendimento das OSs, segurança nas atividades, dentre outros. Lembrando que em contratos contínuos ainda temos duas situações para gerenciar, equipes lotadas na empresa e as que vem em tempos determinados.

Portanto gerenciar esses contratos é de suma importância para que os resultados esperados sejam reais. O propósito de contratos de fornecimento é gerar alguma redução de custo e/ou qualidade específica de um serviço.

A boa gestão de contratos é parte essencial para que a Manutenção possa atender especificamente ao negócio chave da empresa (core business), ativos ligados diretamente com a produção.

Isso tem se tornado muito comum nas organizações, se tornar especialistas no seu negócio chave, e terceirizando outras necessidades, não menos importantes. Por essas e outras, a Gestão de contratos tem se tornado uma necessidade importante nas organizações.

O Manutenção em Foco tem Soluções e Treinamentos voltadas para a área da manutenção, conheça nossos serviços e entre em contato em sua necessidade.

Fonte:

https://www.businessnewsdaily.com/4813-contract-management.html

https://en.wikipedia.org/wiki/Contract_management