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Estoque paralelo na Manutenção

Estoque paralelo na Manutenção, isso acontece onde você trabalha? Sabemos que o estoque de sobressalentes para a Manutenção é uma grande necessidade do setor.

E com certeza mais que isso, precisa que funcione bem e que atenda quanto aos itens cadastrados e sua disponibilidade. Agora você já vivenciou ou ouviu dizer que existem os chamados estoques paralelos na Manutenção?

Como assim, estoque paralelo?

Basicamente, trata-se daqueles itens que não estão sob o controle do estoque principal, ou seja, sem o devido controle de entradas e saídas.

Normalmente são itens que já foram contabilizados como despesa, portanto não deram entrada como um item do estoque principal.

Certo ou errado?

Num primeiro momento podemos dizer com tranquilidade que seria algo não recomendado. E claro, por vários motivos que começam com a falta de um controle adequado, sem considerar como um patrimônio pois teoricamente não tem valor contábil.

Uma vez que o item já foi “pago” e no caso dos itens não consumidos, essa despesa já entrou na “conta” de alguém, o que caracteriza um erro.

Digo isso pelo simples fato de ter acusado a despesa e não ter usado o item, ou seja, considerado uma despesa teoricamente sem necessidade ou equivocada.

Por que isso acontece?

Não vamos aqui julgar o mérito e condenar ou absolver quem faz isso, apenas temos a intenção de trazer para o debate, algo que acontece.

Mesmo porque os motivos que levam a acontecer essa formação de um estoque paralelo, são vários. Podemos até entender que as vezes isso não seria condenável, o problema maior é a questão fiscal e de custos.

Sabemos que itens em estoque tem um valor contábil como se fosse um capital de giro, mas que não é contabilizado como despesa se ainda não foi utilizado. Ou seja, enquanto não é utilizado, seu valor monetário não entra no centro de custo mensal de quem seria seu beneficiário.

Exemplificando, temos um encoder no estoque com custo de aquisição de R$5 mil reais, esse valor para todos os efeitos não é considerado uma despesa enquanto não for utilizado.

Já não é o caso, para o mesmo exemplo, se a manutenção fizesse essa aquisição via compra direta para uma possível troca que não foi concretizada.

Os motivos para que isso possa acontecer, quer seja de forma consciente ou não é o que tentaremos exemplificar em duas situações comuns.

1. Estoque principal deficiente

Às vezes, tem empresas que dificultam sobremaneira a inserção de itens em estoque, criam muitos empecilhos. Na verdade, não se entendem, manutenção e alta gestão que a necessidade é verdadeira e que seria importante inserir este ou aquele item.

Outro motivo e acredito mais comum, seria uma gestão deficiente do estoque, que faz com que falte itens constantemente. Itens sem Acuracidade, falhas nas entradas e saídas e um processo de realimentação dos estoques que não funcionam.

Nessas situações descritas, a manutenção acaba por fazer a compra direta e para garantir, as vezes compra itens a mais.

2. Itens passíveis de recuperação

Nesse quesito, a manutenção entende bem esse tipo de situação, é mais comum do que se imagina. Sabemos que máquinas e equipamentos tem uma infinidade de itens passíveis de substituição por desgaste ou falhas diversas. E para ajudar, temos muitos ativos que são importados, o que complica ainda mais a situação dos estoques.

Por exemplo, temos um servo motor que por ser importado, o mesmo foi cadastrado como item do estoque. Quando necessário fazer uma troca por falha do que está em máquina, o que você faz com o que saiu com defeito?

Jogar fora em muitos casos não seria o caso, sendo possível, reparar o mesmo é o que todos fazem e como esse item entraria no estoque novamente?

Contabilmente isso não pode ser realizado naquele mesmo código do estoque. É um processo bem complicado, as áreas de compras, fiscal e estoque que o digam.

Então fazer o que, já que ao efetuar o reparo nesse servo motor, teremos que efetuar a aquisição do “serviço de reparo”. E isso contabilmente entraria diretamente no centro de custo de quem faz uso desse item.

Como resolver isso?

Certamente isso deve ser entendido e buscado a melhor solução entre as áreas envolvidas. Acredito que a Manutenção não deve usar essa prática como habitual e sim como uma saída esporádica e que todos compreendam e aprovem.

No caso de deficiências de gestão do estoque principal, isso deve ser resolvido. A criação de um estoque paralelo nesse caso não se justifica de forma alguma.

Agora nos casos de peças, componentes, equipamentos ou sistemas que são passíveis de recuperação, o entendimento deve ser de todos.

Isso porque a recuperação e conserto desses itens são serviços, e serviços não se estoca. Importante que essa solução de um estoque paralelo seja um consenso, bem estruturado e com uma gestão adequada, isso é possível.

PPCM em ação

Isso poderia ser uma atividade atribuída ao setor de PPCM, onde se faria o cadastro de todos os itens que se encaixem nessa situação, o de recuperação.

Seria mantido na área de manutenção um local para guarda e uma lista desses itens para uso em caso necessário e o referido registro de entrada e saída.

Ou mesmo um local no próprio almoxarifado central, de comum acordo entre as partes pois normalmente todo o estoque se concentra nesse almoxarifado central, área que não é de responsabilidade da Manutenção.

Esse tipo de ação pode contribuir para uma melhor avaliação desses itens quanto a manutenção no estoque ou quantidades dos mesmos.

Conclusão

Cada empresa tem esse tipo de situação com certeza e como cada uma “lida” com isso é a questão. A realidade é que isso acontece e mais comum do que a gente imagina, mas tem solução com certeza, é questão de evidenciar o problema e buscar o entendimento e uma solução.

Tem problemas com seu estoque de sobressalentes da manutenção? Nós do Manutenção em foco podemos lhe ajudar com isso. Consulte-nos e veja no link abaixo nosso escopo de serviços e solicite uma visita, teremos o maior prazer em atende-lo.

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