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Diagrama SIPOC

Diagrama SIPOC ou uma matriz SIPOC tem origem nos termos em inglês: Suppliers (fornecedores), Inputs (insumos), Process (processo), Outputs (produtos obtidos na saída) e Customers (consumidores).

O uso de informações dessas cinco áreas cria um mapa de processos que fornece uma visão geral de alto nível de um projeto Seis Sigma. Ou seja, documenta e comunica numa única página, o escopo geral dos processos ligados ao projeto.

Podemos entender então que o diagrama SIPOC tem como finalidade mostrar um processo de forma macro. Uma vez definido e configurado no diagrama, fica fácil sua visualização e definição do escopo de trabalho.

Diagrama SIPOC no detalhe

Na melhoria de processos, um SIPOC é uma ferramenta que resume as entradas e saídas de um ou mais processos em forma de tabela. É usado para definir um processo de negócios do começo ao fim antes do início do trabalho.

Essa ferramenta tem sido usada nos programas de gerenciamento de qualidade total desde o final dos anos 80 e continua a ser usado hoje em Seis Sigma, Manufatura enxuta e gerenciamento de processos de negócios.

Ou seja, um diagrama SIPOC é uma ferramenta usada para identificar todos os elementos relevantes de um projeto para melhorias de um processo, isso antes do início do trabalho.

Ele ajuda a definir um projeto complexo que pode não ter um escopo adequado e geralmente é empregado na fase de Medição da metodologia Seis Sigma – DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar).

Definindo a relevância do problema

O primeiro passo em qualquer projeto Seis Sigma é decidir se o problema em consideração é adequado para a aplicação das ferramentas usadas na metodologia.

Existe até um método para determinar o que deve se tornar um projeto Seis Sigma, uma ferramenta útil, especialmente se for o primeiro projeto da organização.

No caso do SIPOC, o diagrama resultante fornece um mapa de processo de alto nível e de ótima visualização. Um tipo usado pela liderança para explicar rapidamente um projeto e fornecer pontos de referência comuns para todos os membros da equipe. Também pode ajudar a identificar problemas e isolar áreas desnecessárias ou que agrega pouco valor.

Definições SIPOC

Então, o que incluem as cinco áreas do diagrama basicamente são:

• Fornecedores – O provedor de insumos em um processo.
• Entradas – Materiais, informações e outros recursos necessários para concluir um processo.
• Processos – etapas estruturadas usadas para converter entradas em saídas.
• Saídas – produtos ou serviços resultantes do processo.
• Clientes – Destinatário das saídas (não necessariamente só clientes externos).

A ferramenta SIPOC se torna relevante também em alguns casos onde não está claro alguns aspectos de todo o processo, tais como:

• Quem fornece insumos para o processo?
• Quais especificações são colocadas nas entradas?
• Quem são os verdadeiros clientes do processo?
• Quais são os requisitos dos clientes?

O diagrama SIPOC portanto, é usado no início dos esforços de melhoria de um processo, como eventos Kaizen ou durante a fase “Define” do processo DMAIC. Possui três usos típicos, dependendo da necessidade:

1. Dar às pessoas que não estão familiarizadas com um processo uma visão geral de alto nível;
2. Reconhecer pessoas cuja familiaridade com um processo ficou desatualizada devido a alterações no processo;
3. Ajudar as pessoas a definir um novo processo.

Alguns aspectos na utilização de um SIPOC

O uso dessa ferramenta do diagrama SIPOC é a sua realização em grupo, usando a técnica do Brainstorming. Assim, será possível ter uma visão mais ampla do processo ou de cada processo e contar com diversos pontos de vista.

O Brainstorming é realizado iterativamente para cada elemento, ou seja, fornecedores, entradas, etapas do processo, saídas e clientes.

Por isso, é fundamental contar com um documento da matriz SIPOC em tamanho grande, para ser preenchido coletivamente.

Um outro aspecto importante é formar uma equipe com conhecimentos e contato direto de todo o processo, ou seja, um grupo multidisciplinar. Outro aspecto não menos importante é esclarecer os objetivos, prazos e metas da realização desse projeto.

Conclusão

Hoje o que mais se torna comum são as empresas buscando otimizar seus processos buscando produzir mais com menos e com qualidade. Então entender onde podem existir desperdícios ou possíveis melhorias é uma questão essencial de sobrevivência diante da forte concorrência.

E para isso uma das ferramentas que se pode usar é o Diagrama de SIPOC aliado a outras tantas que podem tornar seus processos enxutos e produtivos.

Fonte bibliográfica

https://en.wikipedia.org/wiki/SIPOC

https://www.isixsigma.com/tools-templates/sipoc-copis/sipoc-diagram/

https://www.sixsigmadaily.com/what-is-a-sipoc-diagram/