EstoqueGestão e Segurança

Custos para manter os estoques

Custos para manter um estoque é mais que simplesmente uma área onde se armazena os itens destinados às necessidades de um negócio.

Todo esse ciclo chamamos de “Administração de Materiais”, temos como definição básica como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, destinadas a suprir as diversas áreas, setores ou departamentos como queiram, com os diversos materiais necessários ao desempenho normal das atividades de um determinado negócio ou segmento de um negócio.

Tais atividades abrangem um ciclo que vão desde o estoque em si como área de armazenagem, área de compras, recebimento, conferência, estocagem e fornecimento para o requisitante.

Podemos dizer então que a Administração de Materiais tem como objetivo único, garantir um estoque organizado e principalmente com todos os itens necessários disponíveis, de modo a nunca faltar nenhum desses itens que o compõem, sem prejuízo para as áreas que necessitam de tais materiais.

Custos de Manutenção dos estoques

1. Custos de Armazenagem

Nesses custos de armazenagem podemos colocar “na conta” a soma de diversos custos envolvidos tais como:

Capital: é o volume de recursos financeiros utilizados para adquirir os materiais diversos que compõe o estoque. Sabemos que esse valor é um capital que parte dele pode permanecer um tempo demasiadamente parado que implica em prejuízo para a empresa.

Armazenagem: são os custos envolvidos com mão de obra de pessoal para trabalhar na movimentação dos materiais, custos de equipamentos como empilhadeiras, carros paleteiros, extrados, prateleiras e por vezes custos de locação de ambientes para materiais específicos.

Seguros: são custos clássicos dispensados para garantir que não haja uma perda financeira considerável em caso de sinistros. Isso é definido com base no nível de criticidade e relevância dos itens que compõe esse estoque.

Perdas: são os custos associados aos riscos de manter o estoque, ou seja, são custos de perdas por deterioração, obsolescência ou algum tipo de dano de qualquer natureza.

Administrativos: são os custos em geral de pessoal envolvidos nos trabalhos de manutenção dos serviços necessários para o funcionamento do setor.

2. Custos do pedido de reposição

Custos incorridos para a compra ou aquisição dos itens necessários para recompor os níveis máximos do estoque. Podemos colocar “nessa conta” o custo de pessoal da área de compras, despesas gerais de aquisição e custos de transportes quando não inclusos no preço, principalmente quando se trata de um item importado.

3. Custos de Falta (estoque zero)

Custos de falta são custos derivados de quando não existe estoque suficiente para satisfazer a procura dos clientes internos da empresa em um dado período de tempo.

Como exemplos temos: atrasos de produção, perdas de venda, deterioração de imagem da empresa junto ao cliente externo, entre outros.

4. Custos de Excesso

Quando a empresa mantém estoques que não são necessários, ocorre um mal aproveitamento de estoque, o que vai significar uma perda de espaço físico assim como perdas de investimento.

Também podemos elencar como excesso, itens que tem uma elevada quantidade sem nenhum critério elevando assim os custos.

Manter ou reduzir o estoque?

Talvez seja essa a maior preocupação ou dilema da Gestão do Estoque, manter a todo custo todos os itens que possa ser necessário para o cumprimento das atividades em geral do negócio.

Ou reduzir o quanto puder os níveis do estoque correndo o risco da falta. Penso que temos motivos ou razões para trabalhar com as duas coisas, por isso a Gestão do estoque deve ser muito assertiva.

Desejo de reduzir os estoques

Vamos elencar a seguir algumas situações em que nos faz pensar em diminuir o nível do estoque de determinados itens ou mesmo excluí-los na intenção de baixar custos:

1. Diversificação crescente de produtos:

Muitos itens são modernizados e com isso a diversificação de modelos e fabricantes são cada vez mais crescentes, com isso a gestão precisa ficar atenta para que certos itens cadastrados não fiquem obsoletos.

Ou mesmo se cadastre itens diferentes, mas que tenham a mesma finalidade, duplicidade é um problema comum em estoques com número elevado de itens cadastrados.

2. Giro do estoque:

Com certeza, itens parados no estoque não agregam valor para o negócio, muito pelo contrário, significa recursos financeiros que foram dispendidos e que poderiam estar sendo investidos, em outro tipo de necessidade da empresa.

Ou seja, itens de estoque devem ter um giro alto, entra no estoque e não demora muito e logo é requisitado para uso. O contrário deve ser percebido para que se ajuste as quantidades desses itens.

3. Materiais obsoletos:

Um material obsoleto é aquele que não se usa mais ou podemos até considerar como obsoleto um item com um giro de estoque extremamente baixo devido a vários fatores. Ou seja, dependendo do item é melhor dar baixa desse cadastro e quando necessário adquiri-lo via compra direta.

Essa verificação deve ser feita constantemente, temos vários meios de fazer isso e a principal delas é o cálculo do giro de cada item. Podemos considerar importante também a percepção do pessoal que trabalha diretamente com o fluxo dos itens.

Desejo de manter os níveis do estoque

Ao contrário de querer diminuir o volume de estoque, temos algumas situações em que podemos acreditar que não alterar isso seja a melhor opção. Vejamos algumas situações para pensar nisso:

1. Relação fornecimento e demanda

O estoque existe pela dificuldade de estabelecer uma igualdade entre fornecimento e demanda. Se isso fosse possível, ou seja, se o fornecimento de qualquer item ocorresse exatamente quando fosse demandado, o item não precisaria ser estocado.

Baseado nessa premissa e por existirem possíveis restrições na cadeia de abastecimento de certos itens, como os importados por exemplo, é que manter os níveis do estoque seja a melhor opção.

2. Problemas de fornecimento

O risco de faltar itens no estoque por conta de dificuldades de fornecimento gera algumas incertezas em querer diminuir o volume de estoque de certos itens.

Podemos elencar dificuldades como fatores externos e alheios a vontade dos seus fornecedores, problemas de preços principalmente por conta dos itens importados ou ainda itens conhecidamente difíceis de adquirir por serem fornecidos apenas por encomenda, ou seja, um item fabricado conforme pedido.

Conclusão

Na verdade, podemos concluir que ter um estoque é vital para os diversos tipos de negócio e que as estratégias de Gestão devem ser as mais assertivas possível.

Deixar os estoques sem uma visão crítica é “pedir” para ter problemas e como vimos na matéria, podem ocorrer inúmeras situações de descontrole que acarretam sérios danos ao negócio.