Documentação necessária na Manutenção

Luis Cyrino
1 out 2015
64
33225
Gestão e SegurançaPPCM

Documentação da Manutenção

Dando sequência às fases de Controle do PPCM, nessa matéria vamos falar sobre a importância em se formar uma documentação da área da Manutenção, necessárias para uma eficiente gestão e também para atender às auditorias internas e externas, muito comuns nas empresas que querem manter as boas práticas de governança.

Vale ressaltar que essa documentação está dividida em arquivos físicos e arquivos eletrônicos como veremos alguns exemplos nesta matéria.

Documentação da Manutenção, quais seriam?

Por experiência própria como Gestor de Manutenção e tendo passado junto à área do PPCM por várias auditorias tanto internas como externas, segue abaixo alguns itens que sempre fomos auditados:

Planos de manutenção;

São todos os cronogramas, registros e relatórios das manutenções preventivas ou planejadas, aqui é necessário ter arquivos físicos organizados por áreas, máquinas e equipamentos para que o pessoal da manutenção possa ter acesso fácil para consulta sobre manutenções anteriores.

Também é necessário ter em arquivos digitais para possuir uma rastreabilidade, isso normalmente fica em softwares de manutenção ou na falta dele, arquivos em pastas públicas de rede, sempre garantidas por backups.

Instrução de trabalho;

Esse documento pode ter outros nomes como “POP” (procedimento operacional padrão), são passos detalhados de como executar certas atividades padrão da manutenção com foco nas formas e meios de execução, segurança, ferramentas, etc.

Solicitações de manutenção;

Aqui são tratados sobre os registros físicos dos pedidos de manutenção seja ela de qualquer tipo, porém o foco são as ordens de serviço de corretiva, devidamente preenchidas e arquivadas por certo período conforme convencionado com a gestão.

Como normalmente esse documento é registrado em software ou numa pasta pública de rede, aconselha-se guardar fisicamente por pelo menos três meses.

Inspeções periódicas fundamentais;

SPDA: (Sistema de Proteção contra Descargas Elétricas), popularmente chamado de para-raios exigido em todas as edificações industriais.

Termografia: são aquelas inspeções principalmente em sistemas elétricos para detecção de possíveis variações de aquecimento acima do normal que pode ser provocado por um mau contato, oxidação, desgaste ou mesmo sobrecarga de um circuito.

Vasos de pressão: São feitas essas inspeções de Segurança inicial e deve ser feita em vasos novos, antes de sua entrada em funcionamento, no local definitivo de instalação, devendo possuir exame externo, interno e teste hidrostático, depois periodicamente conforme a categoria do vaso de pressão.

Todas essas inspeções citadas acima, geram um documento / laudo com possíveis falhas e ações para corrigi-las. Esses são documentos (físicos) normalmente exigidos nas auditorias e que devem estar em local de fácil acesso e identificados na área da Manutenção, também podem ser salvos em arquivos eletrônicos.

Itens de controle (KPIs)

São aqueles indicadores de desempenho da Manutenção em forma de gráficos com dados mensais, são documentos que demonstram que a gestão está comprometida com os resultados. Nesses indicadores devem conter os planos de ação para tratativa dos desvios com as análises das causas raiz. Esses documentos são mostrados de forma física e em arquivos eletrônicos de onde são gerados por meio dos dados de coleta da Manutenção.

Procedimentos

É um método ou um processo, maneira através da qual alguma coisa é feita e na Manutenção tem vários procedimentos necessários a serem implantados conforme um fluxo de atividades comuns a todos os manutentores, isso garante que todos farão da mesma forma. E procedimentos todos devem conhecer pois qualquer um pode ser auditado para saber se o mesmo conhece e sabe como faz, por exemplo:

Fluxo da ordem de serviço de corretiva desde a sua emissão até a sua conclusão e onde deve ficar, todos devem ter o mesmo entendimento.

Conclusão

Como podemos ver nessa matéria a documentação tanto físicas ou em arquivos eletrônicos da Manutenção é muito importante pois trata de todo o método de gestão da área e sua eficácia, além de atender a boa governança, às exigências legais e das auditorias.

Na próxima publicação descreveremos mais uma das fases do controle do PPCM referente à criticidade de máquinas e equipamentos (classificação ABC). Deixe seu comentário, sua opinião é muito importante.

Tags:

Leia também

Comentários

64 respostas para “Documentação necessária na Manutenção”

  1. wagner disse:
    23 de novembro de 2015 às 21:32

    Boa noite !

    Sou Eletrotécnico e precisa de um modelo de procedimentos para meus eletricistas se puder ajudar agradeço !

    Responder
  2. Sandro disse:
    9 de dezembro de 2015 às 11:35

    Bom dia estou iniciando um trabalho de implantação de PCM ´seria possivel voce passar alguns documentos relacionados a documentação ,planilha modelo de cadastro e controle de equipamentos

    Responder
  3. Robson A. Marques disse:
    4 de fevereiro de 2016 às 22:37

    Boa noite.

    Estou começando o PCM em uma empresa que mesmo tendo máquinas CNC de ultima geração, ainda não tem nenhum tipo de planejamento e controle por parte da manutenção.

    Gostaria de pedir uma ajuda por onde começar e se possível alguma documentação à respeito.

    Obrigado.

    Att

    Robson

    Responder
  4. Fabio Oliveira disse:
    29 de fevereiro de 2016 às 11:09

    Bom dia Luis,

    Tenho conhecimento em PCM e manutenção centrada em confiabilidade, porém eu não sei como registrar as etapas ou processos em arquivo físico ou eletrônico para o setor de Qualidade ou auditorias na manutenção.
    Você teria um modelo ou uma referência de como seria essa documentação ? Como fluxogramas, critérios de escolha de atividades de manutenção preditiva / preventiva / corretiva (Classificação ABC), enfim, como ficaria registrado todas essas informações em um único documento físico ou eletrônico.
    Abraço

    Fabio

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      29 de fevereiro de 2016 às 17:54

      Olá Fabio boa tarde. Na realidade toda documentação não se trata de um único documento, por exemplo:
      – cronograma de preventivas: fica arquivado no software de manutenção se tiver ou em planilha excel no computador da área de PCM e manter cópias físicas em pastas por máquina ou por setores;
      – OS de corretivas: você pode definir em guardar fisicamente os últimos 90 dias de registro e todos os registros anteriores, arquivado em software ou planilhas em excel;
      – procedimentos: verificar junto a sua área da Qualidade o padrão da empresa para registro de procedimentos, a decisão de quais procedimentos de Manutenção devem ser elencados na área da Qualidade deve ser definido entre os gestores pois tudo que registra nessa área é auditado. Todo procedimento deve ter uma cópia física na área de manutenção para que todos tenham conhecimento.

      Como bem explicado na matéria são documentos necessários para se mostrar evidências que a Manutenção tem um controle de suas atividades ou seja, em resumo se você diz que faz, tem que mostrar como faz e onde está escrito isso, é assim que os auditores trabalham, com evidências que sejam palpáveis ou visíveis. Não sei se consegui responder, dúvidas me retorne pelo e-mail “manutencaoemfoco.com.br” e podemos continuar a debater o assunto.

      Luis

      Responder
      • Fabio Oliveira disse:
        29 de fevereiro de 2016 às 20:24

        Boa noite Luis,
        A empresa na qual trabalho ainda não possui nenhum procedimento nem documentação, a não ser as ordens de Man. Corretiva.
        Por esta razão gostaria de um modelo de como registrar os procedimentos e fluxogramas, pois a empresa também esta em fase de implementação de ISO9001 e precisam das esquemáticas de funcionamento da manutenção e eu estou sem rumo por onde começar a registrar e elaborar as informações.
        Grato.

        Responder
        • Luis Cyrino disse:
          29 de fevereiro de 2016 às 22:39

          Fabio você deve começar por exemplo com essas ordens de corretiva, elaborar um procedimento e fluxograma de como elas são feitas, desde o início da sua emissão até a sua conclusão e onde são registradas, esse procedimento é muito importante. Estou enviando no seu e-mail dois modelos de procedimentos também essenciais para a manutenção. Nos falamos por lá então, abraço.

          Luis

          Responder
          • Christian disse:
            30 de maio de 2016 às 12:08

            Luis, boa tarde.

            Trabalho em uma empresa que está na mesma situação relatada pelo Fábio Oliveira, onde faz-se apenas solicitação de manutenção corretiva.

            Eu comecei elaborando um fluxograma, para definir o passo a passo da solicitação de uma OS, porém estou com dificuldade em criar e organizar uma documentação própria para manutenção preventiva e corretiva. Documentação esta que é passível de auditorias internas e externas.

            Como sou novo na área de manutenção, gostaria de pedir uma ajuda sua e, se possível, o envio de modelos de documentos e/ou controles para dar início neste trabalho.

            Sobre a postagem, ela foi bastante informativa. Obrigado por compartilhar a sua experiência.

            Grato.

          • Luis Cyrino disse:
            30 de maio de 2016 às 19:09

            Olá Christian, nossa intenção é essa mesmo, compartilhar e na medida do possível ajudar pessoas como você a dar início num trabalho de melhorar a eficiência da manutenção. Vou passar algum material para você via seu e-mail, caso tenha dúvidas ou precise de outros materiais me retorne.

            Luis

          • Matheus Martins disse:
            4 de agosto de 2017 às 14:03

            Olá Luis, boa tarde!

            Seria possível me encaminhar os mesmos materiais que enviou para o Christian?

            Parabéns pelos excelentes artigos!

            Grato

  5. Marco Oliveira disse:
    6 de junho de 2016 às 11:20

    Bom dia, trabalho com termografia com foco na manutenção predial, poderiam me enviar artigos com respeito ao assunto, estou pesquisando no momento inspeção em barramentos blindados “busway”.

    Agradeço desde já sua atenção

    M. Oliveira

    Responder
  6. thiago felipe de macedo disse:
    21 de junho de 2016 às 10:46

    bom dia, estou querendo implantar um modelo bom de documentação dos equipamentos que produzimos,
    hoje fazemos um que é feito a muito tempo e que não nos atende mais, gostaria de saber se você tem algum padrão que eu consiga implantar aqui..
    aguardo um retorno.
    Att.
    Thiago felipe de macedo.
    thiago@astemautomacao.com.br

    Responder
  7. Marco Firmiano disse:
    30 de junho de 2016 às 13:17

    Boa Tarde Luis,

    Parabéns pelas suas publicações, estou sempre acompanhando e repassando para a equipe em nossos DSS.

    Responder
  8. Fernando Gonçalves disse:
    8 de agosto de 2016 às 15:23

    Boa tarde Luiz,

    Nossa empresa tem um sistema para controle de ordens de serviço.
    Tivemos uma orientação para registrar as manutenções prediais feitas e as que estariam sendo feitas (cronograma).
    Tem algum modelo de documento para isto?
    Se puder ajudar agradeço.

    Att
    Fernando

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      8 de agosto de 2016 às 20:01

      Fernando obrigado por seu questionamento, então vamos lá. Realmente é importante todas as intervenções de manutenção serem controladas mesmo as de predial, tenho uma sugestão para você. Todas as solicitações de manutenção predial devem ser feitas nos moldes do que sua empresa já utiliza para outras manutenções, ou seja, via uma OS e o PCM faz o registro das mesmas e libera o serviço, isso ajuda a controlar o que se pede inclusive ajuda a controlar os custos dessas OS, trabalhei dessa forma e deu muito certo.Tenho uma planilha de controle de OS que você poderia usar para fazer isso, inclusive gera um gráfico com as OS em andamento e concluídas, vou enviar no seu e-mail. O importante é que pedidos de predial passem pelo mesmo processo de outras solicitações de manutenção, mesmo que algumas sejam feitas por vocês mesmos.Espero ter ajudado, confira no seu e-mail o arquivo, dúvidas me retorne.

      Luis

      Responder
  9. EVANDRO LUIS ASSIS disse:
    23 de outubro de 2016 às 11:21

    Olá Luis!
    Estou iniciando trabalhos numa empresa de Prestação de serviços na area de manutenção mecanica ,eletrica .
    Preciso de procedimentos de como gerenciar essas manutenções.Você tem algo que ajude ?

    Obrigado!

    Evandro

    Responder
  10. RIcardo disse:
    18 de novembro de 2016 às 10:27

    Olá… Bom Dia..
    Estou começando o PCM em uma empresa de alimentos (Cereais), ainda não tem nenhum tipo de planejamento e controle por parte da manutenção Elétrica e Mecânica.
    Já Baixei algumas planilhas que já estou ultilizando.
    Mas ainda esta muito vago, hoje em nossa filial apenas uma linha de produção, mas futuramente pretende aumentar. Então quero deixar tudo bem organizado.

    Gostaria de pedir uma ajuda por onde começar e se possível alguma documentação à respeito.

    Desde já…
    Muito obrigado.

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      18 de novembro de 2016 às 12:02

      Olá Ricardo, no site tem muitas matérias sobre o PCM que podem lhe orientar, são matérias sequenciais sobre o planejamento e controle da Manutenção, peço que veja as mesmas e depois me contate para que eu possa lhe ajudar com mais clareza. Preciso entender o que você espera fazer e qual o apoio da empresa para que você possa implementar as ações necessárias. Vou lhe enviar um e-mail com algumas informações e nos falamos por lá, ok?

      Luis

      Responder
  11. José Flávio Dos Santos disse:
    7 de janeiro de 2017 às 20:04

    Gostei muito desse assunto porque estou estudando MBA em gerencia de manutenção

    Responder
  12. Edson Carvalho disse:
    18 de janeiro de 2017 às 09:59

    Bom dia, Trabalho em uma Empresa que tem diversas filiais, já temos o PCM implantado nas filiais e na matriz e estamos replicando para as filiais mais gostaria de saber se você tem um modelo de auditoria de PCM para eu implementar e poder fazer auditorias nas filiais.

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      18 de janeiro de 2017 às 12:53

      Olá Edson tudo bem? Não tenho nada pronto mas posso preparar um modelo baseado nas auditorias externas da certificação da ISO 9000. Se lhe interessar me dá um toque. Vou aproveitar o seu pedido e preparar uma matéria sobre o tema, obrigado.

      Luis

      Responder
  13. GLADSON EULER LIMA DA SILVA disse:
    24 de janeiro de 2017 às 16:04

    Boa tarde. Luis as suas matérias são eficientes e vão ao encontro dos profissionais de manutenção que muitas vezes não sabem nem por onde começar quando se trata de documentação. Parabéns por seu desprendimento em ajudar as pessoas. Fique com Deus.

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      24 de janeiro de 2017 às 18:32

      Obrigado pelo feedback Gladson. Tem muita gente boa por aí que só precisa de uma “ajudinha” e na verdade me sinto bem fazendo isso.

      Responder
  14. Walter Bastos disse:
    22 de fevereiro de 2017 às 10:15

    Luís, tudo bem?

    Por acaso você tem um modelo de plano de manutenção preventiva anual? Se tiver me encaminhe por favor no meu e-mail. Aproveito para somar meus parabéns a você pela atitude incondicional de multiplicar conhecimento, valeu!!!

    Responder
  15. Walter Bastos disse:
    23 de fevereiro de 2017 às 10:06

    – Mais um vez obrigado Luís!!!!!!!!!!!!

    Responder
  16. ANDERSON OLIVEIRA VALERIO disse:
    11 de abril de 2017 às 09:08

    Luis, bom dia !

    Eu gostaria de um procedimento de manutenção (PCM), para se aplicado na equipe elétrica que realiza manutenção em máquinas e equipamentos.

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      11 de abril de 2017 às 11:21

      Olá Anderson!!! Um procedimento precisa ser bem específico quanto ao seu objetivo e como você coloca no seu pedido está muito genérico. O que você pretende exatamente com esse procedimento, é fazer com que a equipe saiba como atender a um chamado de corretiva por exemplo? Peço a gentileza de ser mais específico me dizendo o que realmente quer tornar padrão na sua manutenção. Se quiser ente em contato direto pelo e-mail:

      contato@manutencaoemfoco.com.br

      Luis

      Responder
  17. wai hei wong disse:
    5 de setembro de 2017 às 11:19

    Bom dia Luis, eu estou iniciando um trabalho de implantação de PCM ´seria possivel voce passar alguns documentos relacionados a manutenção, como ordem de serviço, planilha de controle, Instrução de Manutenção de equipamentos (em geral) e alguns documentos relacionados com a Instrução de montagem e desmontagem de máquinas e equipamentos.

    Responder
  18. Flavia Silva disse:
    4 de outubro de 2017 às 13:30

    Boa Tarde, trabalho na manutenção em PCM, preciso incluir no meu procedimento Intervenção de alto impacto em maquinas industriais, porem não acho dados para poder criar.
    Voce tem algum modelo, ou artigo que possa me enviar ?

    Desde já agradeço.

    Att.
    FláviaSilva

    Responder
  19. Édipo Mendes disse:
    29 de janeiro de 2018 às 10:56

    Olá Luis, bom dia!
    Será que você poderia me enviar algum modelo de fluxograma para manutenção corretiva.
    Estou tentando desenvolver esses procedimentos aqui na empresa que trabalho e um modelo para me nortear seria de grande valia.
    Desde já agradeço. E parabéns pelo trabalho.

    Responder
  20. Camilo Alves dos Reis disse:
    11 de março de 2018 às 19:53

    Quanto Tempo Necessário de Guarda (Em arquivo Físico) dos Documentos Citados Neste Artigo ?

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      11 de março de 2018 às 20:21

      Olá Camilo, obrigado por seu questionamento. Hoje com a tecnologia dos softwares que registram todas as informações da manutenção, você se garante tendo isso tudo em arquivo eletrônico. Basicamente tudo o que você puder comprovar via registros eletrônicos, não precisa manter em documento físico. É uma questão da gestão em querer ou não manter documentos para fácil consulta por exemplo, da equipe de manutentores sem precisar acessar um PC. Temos o caso das inspeções como SPDA, termografia e inspeção dos vasos de pressão, normalmente você receberá laudos em arquivo eletrônico e também impressos e assinados pelos responsáveis, cabe nesses casos arquivar esses documentos nas pastas desses equipamentos por tempo indeterminado ou pelo menos dos últimos 5 anos, na minha opinião. Na verdade eu desconheço prazos impostos para que se faça isso, as vezes são orientações das melhores práticas de gestão.

      Responder
  21. ORLEI DE ASSIS CATTANI disse:
    22 de março de 2018 às 10:24

    Bom dia Luis!
    Estou iniciando um trabalho de manutenção na área hospitalar você poderia me passar alguns modelos de controle de manutenção.

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      22 de março de 2018 às 12:32

      Orlei no blog você encontra controles como MTBF, MTTR, modelos de indicadores para gestão a vista, procedimentos de lubrificação, instruções de trabalho, fluxo e modelo de ordens de serviço, entre outros.

      Responder
  22. Rodrigo Queiroz disse:
    11 de abril de 2018 às 13:46

    Depois que passei a pesquisar mais no blog manutenção em foco, agreguem mais valores no meu desenvolvimento profissional.

    Responder
  23. Paulo Henrique Delantonia disse:
    4 de julho de 2018 às 20:19

    Luis,
    Estou implantando um sistema de manutenção na empresa, por gentileza poderia me enviar esse arquivo também o procedimento de elétrica, muito as sua instruções acima.

    Responder
  24. Jeferson Hungria disse:
    29 de agosto de 2018 às 20:08

    Excelente iniciativa Luis, parabéns por dividir conosco suas experiências e conhecimentos.
    Preciso de um favor, a empresa que trabalho não tem um sistema para controle de ordens de serviço, manutenções preventiva, corretiva, preditiva e tampouco cronogramas.
    Tem algum modelo de documento para isto?

    Grato.

    Responder
  25. Aluscka Aretuza disse:
    25 de setembro de 2018 às 16:02

    Boa tarde, gostaria de saber qual o tempo ideal para manter arquivado as OS’s físicas referentes aos equipamentos críticos.

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      26 de setembro de 2018 às 14:22

      Aluscka obrigado pelo comentário e questionamento. Caso você tenha um sistema de gestão onde são imputadas as informações, pode-se guardar as ordens de serviços físicas por pelo menos 90 dias a contar da mais recente é claro. Nas empresas que não tenham esse sistema eletrônico (software), o ideal é ter essa guarda das OS sempre referente ao último ano e as do ano corrente. Esses prazos são de orientação que recebi dos auditores da ISO 9000.

      Responder
  26. Alexandre I.Pereira disse:
    18 de janeiro de 2019 às 19:14

    Boa noite Luís!
    Estou entrando em uma empresa agora, e estão implantando o PCM, eu gostaria de saber mais sobre o assunto
    Assim posso me adiantar em algumas coisas (documentos etc. .).
    Atenciosamente
    Alexandre

    Responder
  27. elton disse:
    14 de abril de 2019 às 14:08

    Boa tarde .preciso de um modelo de procedimento para eletricista.

    Responder
  28. Bruno disse:
    27 de abril de 2019 às 11:08

    Luis, Bom dia!
    Tudo bem?

    Na empresa em que trabalho estamos realizando um trabalho de padronização e melhoria no procedimento de manutenção e segurança, relacionados a manutenção eletrica da fabrica, tem algum material que possa nos ajudar?

    Responder
  29. Eduardo Heitor disse:
    11 de novembro de 2019 às 17:45

    Boa tarde.
    Estou iniciando o processo de PCM na empresa onde trabalho, gostaria de saber se poderia me encaminhar os documentos necessários.

    Obrigado

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      11 de novembro de 2019 às 21:07

      Eduardo o artigo esclarece algumas necessidades da Manutenção quanto a documentação de forma genérica e não é tão simples assim enviar, isso precisa ser elaborado para cada tipo de negócio. Para isso seria necessário um trabalho específico que poderíamos fornecer como serviços. Caso interessar entre em contato conosco.

      Luis

      Responder
  30. Ricardo disse:
    16 de julho de 2023 às 17:25

    Boa tarde Luis, td bem?
    Estou iniciando um trabalho de pcm na empresa onde iniciei à 3 meses l, se puder me enviar os documentos necessários ficaria muito grato, estou no segmento de papelão ondulado

    Responder
    • Luis Cyrino disse:
      27 de julho de 2023 às 15:40

      Ricardo o artigo descreve os documentos que são necessários para que o PPCM tenha para corrroborar com a gestão da manutenção. Para fazer isso de fato oferecemos um trabalho de consultoria.

      Responder

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *