EstoqueGestão e Segurança

Controle de saída de materiais dos estoques

Controle de saída de materiais independentemente do tipo de estoque é algo de suma importância para manter os níveis de confiabilidade do sistema. Da mesma forma que controlamos tudo que entra para os estoques, a saída de material deve ter um controle apurado.

Recurso para controle

O ideal nas empresas é que tenha um software de gestão destinado para o controle das entradas e saídas dos estoques. Mas de nada adianta também ter um sistema inteligente para fazer o controle de saldos e disparar solicitações de compra se o pessoal que imputa os dados não o fizer corretamente.

Um dos recursos que precisa ter para esse controle é um fluxo que determine os passos desde a necessidade de “pegar” um item no estoque até o registro dessa saída.

E para completar o ciclo, é necessário um documento chamado de “requisição de material” onde elencamos os itens e suas quantidades.

Existem empresas que isso é realizado tudo de forma “online”, mas que não deixa de precisar de um fluxo de como isso deve acontecer.

Requisição de materiais

Uma requisição de materiais pode ser um documento ou formulário via sistema ou um documento físico para uso de retirada de itens do estoque. Normalmente nesse documento virtual ou físico é preciso conter algumas informações para correto processo de saída de materiais.

Portanto, é através da requisição de materiais que se inicia todo o processo de movimentação nos estoques. Vejamos algumas informações básicas e importantes:

• Setor solicitante e seu centro de custo;
• Data e nome do solicitante;
• Descrição do item e/ou seu código de cadastro;
• Quantidades solicitadas;
• Visto de aprovação da requisição (ou não seja exigido, depende da empresa).

Procedimento de requisição de materiais

Para que esta e muitas atividades no meio industrial aconteçam de forma correta é sempre bom fazer uso do procedimento de trabalho.

Para a nossa requisição de materiais vejo como importante elaborar um procedimento do “passo a passo” de como requisitar um item do estoque.

Isso é importante para que todos saibam de como proceder e também para colaboradores novos que chegam na empresa. Um treinamento rápido é suficiente para “passar” a informação a todos que fazem uso desse processo de requisição.

Registro das saídas

O almoxarife, responsável pelo controle das entregas de materiais normalmente será o responsável por imputar essas saídas no sistema.

Isso é de fundamental importância para que o sistema gere os resultados dos saldos de cada item que sai do estoque. Com isso todo o processo vai convergir em dado momento para gerar uma solicitação de compra de determinado item.

Isso acontece porque no sistema fica determinado alguns parâmetros de quantidades como “mínimo, máximo e ponto de reposição.

Benefícios do efetivo controle das saídas

Uma vez bem definido o fluxo de saídas de materiais e as responsabilidades de cada um nesse processo, os benefícios serão claros. Na gestão dos estoques é preciso que as diferentes atividades pertinentes ao controle do estoque sejam bem definidas, com a definição dos responsáveis por cada uma delas.

Ao fazer esse controle de saídas ao entregar materiais para o solicitante, existe uma gestão natural que acaba acontecendo. Claro que isso será possível se as pessoas envolvidas respeitarem as regras que essa atividade lhe impõe. Vejamos alguns benefícios que isso traz:

• Organização dos locais onde ficam armazenados os itens de estoque;
• Quantidade compatível com o que diz ter no sistema – Acuracidade;
• Entendimento do giro de estoque dos itens – Rotatividade;
• Visão do tempo de reposição dos itens;
• Otimização dos níveis de investimento dos itens dos estoques.

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Conclusão

Esse processo de documentação para a retirada de materiais é o primeiro passo para garantir um controle adequado dos estoques. É muito comum isso passar despercebido nas empresas e com isso os “furos” nos estoques se tornam comuns. E acontecendo isso pode ter certeza que vai gerar muita dor de cabeça, principalmente para a manutenção.

É simples então de entendermos que o início de todo o processo de uma boa gestão dos estoques começa com os dados que serão imputados no sistema. E tudo começa com a famosa requisição de materiais, que se mal gerida por quem faz uso dela, os problemas virão na certa.