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5W 2H – Metodologia eficaz

5W 2H – Num universo dinâmico, globalizado e extremamente competitivo, como nos negócios, tanto as atividades operacionais quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis. Certamente os erros na transmissão de determinadas informações podem gerar muitas perdas.

E é precisamente por esta razão que o método 5W 2H foi criado, para garantir que as perdas não ocorram. Essa metodologia esclarece completamente todas as possíveis perguntas que possam surgir sobre quaisquer processos de negócios envolvidos em uma empresa.

Onde posso aplicar o 5W 2H?

O método do 5W 2H é uma ferramenta simples, mas eficaz, que pode ser usado em várias situações. Tem sido amplamente utilizada em Gestão de Projetos, Análise de Negócios, Planejamento Estratégico, na gestão Qualidade e na Manutenção e outras disciplinas de gestão.

O 5W2H, também é conhecido como plano de ação, é uma ferramenta tão óbvia e utilizada que não há uma concordância sobre quem a desenvolveu. Como ferramenta, ganhou mais popularidade com a disseminação das técnicas de gestão da qualidade e, posteriormente, com as de gestão de projetos.

Como melhor aplicar o 5W 2H?

Para a correta aplicação do método 5W 2H, antes de começar, alguém responsável precisa considerar um plano estratégico de respostas previamente preparadas para os problemas que eles querem resolver.

É fato que ideias só passam a ser válidas a partir do momento em que são colocadas no papel, e o 5W 2H é uma ferramenta que permite organizá-las de maneira intuitiva e funcional por meio de um check list ou uma lista de verificações.

Se necessário, isso pode ser feito pedindo ajuda aos funcionários e outros colaboradores que estão diretas ou indiretamente envolvidas na equipe de trabalho, por meio de atividades como o Brainstorming, por exemplo.

Ao usar a ferramenta do 5W 2H para definir algum planejamento, entra em cena as sete perguntas utilizadas nesse método:

O que (What) deve ser feito?

Por que (Why) deve ser implementado?

Quem (Who) é o responsável pela ação?

Onde (Where) deve ser executado?

Quando (When) deve ser implementado?

Como (How) deve ser conduzido?

Quanto (How much) vai custar a implementação?

A ferramenta 5W 2H é composta por sete campos em que devem constar as seguintes informações:

1. Ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);
2. Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (why);
3. Definição de quem será o responsável pela execução do que foi planejado (who);
4. Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (where);
5. Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when);
6. Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);
7. Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)?

O preenchimento pode ser feito em algum formulário impresso (tipo folha A4) ou pode ser editado numa planilha em Excel por exemplo. Neste caso onde a ferramenta foi editada numa planilha, fica mais fácil o acompanhamento e possíveis alterações podendo também, outras pessoas acompanharem o andamento desse processo.

Claro que num primeiro momento é importante se fazer isso manualmente em conjunto com a equipe que está trabalhando nesse processo, depois fazer a edição em planilha e o seu acompanhamento.

Importante ter em mente três tópicos-chave:

As ações propostas num primeiro momento devem sempre estar relacionado à causa dos problemas, e não aos possíveis efeitos que eles causaram.

As soluções implementadas pelo método 5W 2H devem ser o mais objetivas possível, evitando os efeitos colaterais que possam exigir novas ações para suprimi-las.

Nunca se contentar com a primeira boa ideia, propor várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o escopo de ação.

Conclusão

A ferramenta é voltada para a ação, mas apesar disso, há muito aprendizado durante a execução das ações do que foi planejado.

Por isso que como todo plano de ação, o controle e acompanhamento dos resultados é importante para melhorar a execução de futuros trabalhos envolvendo essa ferramenta. Para isso basta aplicar a metodologia do ciclo PDCA para acompanhar as ações e seus respectivos resultados.